Des critères ont été retenus afin d'homogénéiser le classement et d'harmoniser les exigences de diffusion vers l'extérieur et de travail en interne :

• Classement des fonds par tranche chronologique : la césure 1971-1973, qui marque la création de l'université des Sciences Sociales a été respectée entre le fonds patrimonial et le fonds moderne.
  
  
• L'état des fonds est mis à jour régulièrement, chaque répertoire se voyant enrichi des nouvelles entrées versées par le service producteur correspondant.
  Les analyses des articles sont donc intégrées en continu, ce qui rend difficile un classement méthodique sur un ensemble d'archives cohérent ou sur une grande période. D'autant plus qu'il n'est pas rare que certains dossiers anciens, ayant échappé à un premier versement, ne soient transférés à la Mission Archives que des mois, voire des années plus tard. A noter également que certaines archives, éliminables à terme, mais qui nécessitent un temps de conservation légale ou administrative plus ou moins long, sont intégrées dans les répertoires : leur élimination laisse donc la place à des cotes signalées vacantes.
  Les recherches d'information peuvent donc se révéler fastidieuses, en l'absence de classement méthodique, mais ce problème est commun à toutes les séries modernes d'archives (qui fonctionnent selon le principe de versement en continu). Un conseil : utilisez le moteur de recherche en mode plein texte disponible pour chaque répertoire en format .pdf, il vous permettra de pister les informations pertinentes.
  
  
  

• Certains types de documents sont conservés à titre d'échantillon représentatif  ou symbolique, sur les années civiles se terminant en -0 et -5, en accord avec les recommandations de la Direction des Archives de France et le réseau des archivistes ou chercheurs sur les archives de l'université. Il s'agit notamment des copies d'examens, des dossiers étudiants, de dossiers de gestion scolaire, etc.

• Fonds patrimonial : 1800 à 1971 (fonds clos). Des documents les plus anciens déposés actuellement aux archives aux documents produits avant la création de l'université. L'inventaire est divisé en 6 séries.
• Fonds moderne : circa 1971-1973 à nos jours. Il s'agit du fonds le plus important par son volume. Il est organisé par services administratifs ou par entités scolaires. L'inventaire est organisé en 23 séries accompagnées de sous-séries.
• Fonds hors format : ce fonds regroupe les documents dont les formats (boites cartonnées, listings, registres, carnets, copies, objets...) demandent des modalités de rangements spécifiques. La série Objet (7Z) recense un ensemble d'objets hétéroclites qui font partie de la vie des acteurs de l'université et de la manière dont elle veut être perçue à l'extérieur : stylos, t-shirts mais aussi objets et symboles de type patrimonial, mémoire de nos prédécesseurs.
  

•  Sujets d'examens
•  Série des annales des cours
• Documentation

Ces trois entrées thématiques sont constituées de pièces éparses collectées au fur et à mesure de la mission. Le sommaire qui suit permet d'identifier chaque composante et de se reporter ensuite à la page désirée.

- soit du statut et fonctions du producteur, au moment où ces archives ont été produites. Il peut s'agir notamment d'archives (publiques), qui ne sont pas intrinsèquement liées à l'université, mais reflétant les activités et missions de structures liées à l'université par des relations hiérarchiques ou d'association.

- soit en fonction des modalités d'entrée de ces archives au sein de la Mission Archives. Les fonds d'archives privées notamment ne feront pas l'objet d'un versement, mais d'un contrat de don ou de dépôt (formules d'accueil les plus courantes).

Pour l'instant, cette série présente le fonds d'archives privées de Raymond Borde (en cours de classement), donné à l'Université par Mme Colette Borde. Constitué pour l'essentiel de manuscrits d'articles ou d'ouvrages, sa communication reste soumise aux dispositions prévues par le Code de la Propriété intellectuelle, notamment sur le droit de divulgation et les droits d'exploitation.
Pour information :

• Code de la Propriété intellectuelle, première partie, Livre I, Titre II, Chapitre III : durée de la protection

• Le point sur le régime de communication des archives privées
  

Le patrimoine photographique de l'université est géré par le service Photo-PAO (responsable : Geneviève Fontagné, photographe UT1).

Un inventaire papier des reportages réalisés de 1986 à 1998 (10.1986-06.1998) est déjà disponible, en consultation à la Mission Archives.
Un second inventaire couvrant la période 1998-2006 devrait être mis à disposition dans le courant de l'année 2008.

Ces fonds sont le résultat d'une histoire après tout, simple. Les pièces venues de l'ancienne université d'avant la Révolution sont déposées à la Bibliothèque Universitaire de l'Arsenal. Les Archives Départementales de la Haute-Garonne ont reçu en 1971 un versement qui marque en même temps le changement d'échelle de l'institution, et l'absence à l'époque d'une politique d'archivage. Ainsi ont été démembrées les archives héritées de l'ancienne faculté de droit. Enfin, le développement des délocalisations explique la présence de fonds à Albi, Montauban, Rodez et Tarbes. Il n'en reste pas moins que l'inventaire provisoire des archives UT1 dit toute la richesse documentaire des séries désormais conservées, classées, accessibles.

• Bibliothèque Universitaire de l'Arsenal, place Anatole France 31042 Toulouse cedex : archives de l'université antérieures au XIXe siècle (accès direct à l'inventaire ici ).
  
  
• Archives départementales de la Haute-Garonne, 11 boulevard Griffoul Dorval 31400 Toulouse : Faculté des Sciences Sociales. Versement 3160, 249 articles (1805-1944) et versement 3807, 186 articles (1807-1960).
  
  
• Archives départementales du Tarn-et-Garonne, 14 avenue du 10° dragon 82000 Montauban : fonds des archives du centre universitaire de Montauban. Diplôme d'université Tourisme international, DEUG Droit AES, licence professionnelle Acheteur industriel. Un certain nombre d'articles concerne la formation L.E.A de l'Université Toulouse Le Mirail. Versement 1244 W, 167 articles (1994-2003).
  
  
• Centre universitaire de formation et de recherche Jean-François Champollion (site d'Albi), Place de Verdun 81000 Albi : fonds relatif au DEUG droit délocalisé en 1989 à Albi. (Lycée Bellevue, puis Caserne Lapérouse).
  
  
• IUT de Rodez : fonds relatif au développement de cette délocalisation d'UT1.
  33 avenue du 8 mai 1945 12000 Rodez.
• IUP Management Gestion des PMO
  57 avenue d'Azereix BP1624 65016 Tarbes cedex.